Документация… Без документов не может обойтись ни одна организация. Нельзя просто так взять и придумать компанию/фирму, она должна быть официально оформлена именно по документам. Все финансовые операции, все налоговые операции, все операции с клиентами/покупателями — все это также документация, которую следует хранить в любое случае. При появлении любых проблем следует воспользоваться официальным документом, который позволит избавиться от лишних финансовых затрат. Однако всему приходит время. Тоже самое происходит и с официальной бумагой. В данном случае придется рассмотреть Уничтожение документов. Процессе не самый легкий, но главное — его возможно начать только при определенных событиях.
Зачем сегодня хранить документы?
Деятельность физического лица предпринимателя либо предприятия (не важно каких) не может быть воспроизведена без документального подтверждения. Любая предпринимательская деятельность осуществляется на основе законодательства, все хозяйственные, финансовые операции должны быть показаны на документе, которые в последствии должны сохраняться еще несколько лет.
Сегодня каждому предприятию либо предпринимателю приходится создавать отдельный архив, покупать сейф, где хранятся жизненно важные документы. По закону предприятие может выбрать место хранения документов самостоятельно. В случае, если есть желание передать документы на хранение в другие учреждения (более крупные архивы, например), выполнить такую операцию также возможно. В случае, если для архива попросту нет места, без него возможно обойтись (говорится в законе).
Сколько следует хранить документы?
Сегодня многие предприниматели делают ужасную ошибку, когда избавляются от документов буквально через полгода-год. Нет налоговых проверок? Это не значит, что вся документация тут же должна быть уничтожена. Налоговая инспекция может пожаловать в абсолютно любое время, а срок хранения документов составляет 3 года или 3095 дней.
Что делать, если 3 года уже прошло?
В этом случае следует обратиться к НАФ, который подтвердит, что определенные документы больше не нуждаются в рассмотрении, поэтому от них возможно просто избавиться. Перед тем, как уничтожить все документы, официальное лицо должно сделать их опись. Вообще, уничтожение документов — это официальная процедура, без представителей здесь просто не обойтись. Сегодня, например, существуют специализированные компании, которые готовы за умеренную плату выступить в качестве гаранта, официального лица в процессе уничтожения всех документов. Специалисты возьмутся за дело очень серьёзно, придется неоднократно обсудить некоторые вопросы с различными государственными органами, а только после уничтожение документов может быть осуществлено.
Коммерческие компании стараются осуществить процесс максимально быстро, однако профессионалы в любом случае должны будут все проверить.
Перед уничтожением необходимо будет создать «акт об уничтожении документов», в котором будет указан весь список, официальные лица и представители.
Если сегодня Вам понадобилось уничтожить документы своей компании/фирмы, необходимо обратиться к официальным представителям, которые будут готовы сделать все по закону. По-другому никак! Нет, можно, однако в будущем придется об этом очень-очень сильно пожалеть.
